Skal I leje et konferencelokale til et program med fælles oplæg, parallelle spor og gruppearbejde? Hos Roskilde Kongres- og Idrætscenter kan I samle de forskellige dele af programmet i lokaler, der ligger tæt på hinanden - fra plenum og grupperum til pauser og forplejning.
Vi hjælper med at placere plenum, grupperum, pauser og forplejning, så deltagerne ikke skal bruge unødig tid på at finde vej videre.
OP TIL 1.920 DELTAGERE
PLENUM OG GRUPPERUM SAMLET
750 GRATIS P-PLADSER
ÉN FAST KONTAKTPERSON
Konferencedagen begynder måske med, at alle samles til et fælles oplæg. Senere fordeler deltagerne sig i workshops, mødes til frokost og samles igen til dagens afsluttende session.
Her betyder placeringen af rummene meget. Hvis der er langt mellem plenum og grupperum, eller skiftene er uklare, kan programmet hurtigt skride.
Hos os kan en fælles plenumsal kombineres med separate grupperum og foyerområder til pauser, stande og samtaler mellem oplæggene. Så kan hele konferencen foregå på samme adresse, også når deltagerne skal videre til grupperum, pauser eller andre dele af programmet.
Sal A kan bruges som én samlet sal eller opdeles i Sal A1 og Sal A2. Det giver mulighed for at samle deltagerne til et fælles oplæg og senere dele dem i mindre grupper.
Separate lokaler andre steder i huset kan supplere som workshoprum eller bruges til parallelle sessioner. Vi ser på både gruppestørrelser, tidsplan og afstande, når rummene placeres.
Når mange deltagere skal samles, skal der være plads til mere end stolene. Scene, skærme, teknik, adgangsveje og den ønskede opstilling påvirker også, hvilket lokale der fungerer bedst.
Hal D kan rumme op til 1.920 deltagere i kongresopstilling. Sal A, Hal B og Hal C giver andre muligheder for store fælles sessioner, afhængigt af konferencens størrelse og format.
Når programmet omfatter flere samtidige oplæg, kan forskellige lokaler indgå i samme plan. Foyerområderne kan samtidig bruges til registrering, pauser, mindre udstillingsområder eller samtaler mellem sessionerne.
Flere spor kan på den måde afvikles i samme del af huset, uden at deltagerne skal langt mellem sessionerne.
Et lokale kan have den rigtige kapacitet på papiret og alligevel være forkert til programmet. En stor scene kan reducere antallet af pladser, og flere parallelle spor kan kræve flere rum, end deltagerantallet umiddelbart antyder.
Inden vi foreslår en lokaleplan, gennemgår vi derfor konferencens forløb med jer:
Hvor mange deltagere skal samles i plenum?
Hvilken opstilling understøtter oplæg og dialog?
Hvor mange grupper eller parallelle spor skal programmet rumme?
Hvor skal pauser og forplejning foregå?
Er der brug for scene, udstilling eller garderobe?
Hvor lang tid har deltagerne til at skifte mellem programmets dele?
Lyd, skærme, lys, scene og præsentationer skal fungere sammen med det valgte lokale og dagens program. Vi afklarer de tekniske behov inden konferencen og koordinerer opsætning, prøver og afvikling.
Konferencen kan også kombineres med streaming, så deltagere kan følge hele eller dele af programmet online. Her planlægges lyd, billede og præsentationer som en del af den samlede afvikling.
Når mange deltagere skal have kaffe eller frokost på samme tid, skal serveringen være tænkt ind i både tidsplanen og de valgte lokaler. Vi placerer pauser og måltider, så mange deltagere kan blive serveret på kort tid, uden at pausen vælter tidsplanen.
I kan vælge en samlet mødepakke eller sammensætte forplejningen ud fra konferencens varighed og program. Køkkenet bærer Det Økologiske Spisemærke i sølv, hvilket betyder, at 60-90 % af de indkøbte råvarer er økologiske.
Når konferencen består af flere lokaler, parallelle spor, teknik og forplejning, er der mange aftaler, der skal hænge sammen. Derfor får I en fast kontaktperson, som følger konferencen fra de første overvejelser og frem mod afviklingen.
Sammen gennemgår I dato, deltagerantal og program, og vi får afklaret de vigtigste behov undervejs. Kontaktpersonen samler aftalerne om blandt andet lokaleplan, opstilling, teknik, tidsplan og servering, så I har ét sted at gå hen med spørgsmål og ændringer frem mod konferencen.
“Det var en fornøjelse at afholde konferencen hos jer, hvor I understøttede, at det hele gik fantastisk – og teknikken spillede bare.”
Roskilde Kongres- og Idrætscenter ligger ca. 1,4 km fra Roskilde Station. Nogle deltagere vælger at gå, mens andre fortsætter med bus eller taxi. For deltagere i bil er der nem adgang fra motorvejsnettet og gratis parkering lige ved indgangen.
Ved konferencer over flere dage kan programmet fortsat samles hos os, mens deltagerne overnatter på et af hotellerne i Roskilde.
750 gratis parkeringspladser uden tidsbegrænsning
20 pladser til opladning af elbiler
ca. 1,4 km til Roskilde Station
Green Key-certificeret siden 2018
registreret hos God Adgang
Hvilket konferencelokale passer til vores deltagerantal?
Deltagerantallet er et godt sted at starte. Men scene, opstilling, teknik og behovet for grupperum påvirker også, hvor mange der reelt er plads til. Brug derfor kapacitetsoversigten som udgangspunkt, og lad os se på resten af programmet sammen.
Kan plenum kombineres med grupperum?
Ja. En stor plenumsal kan kombineres med separate lokaler og foyerområder. Sal A kan desuden opdeles i Sal A1 og Sal A2.
Den konkrete kombination afhænger af antallet af grupper, deres størrelse og den tid, der er afsat til at skifte mellem sessionerne.
Kan vi leje et konferencelokale uden en mødepakke?
Ja. I kan vælge en samlet mødepakke eller leje lokalet med begrænset eller uden forplejning.
Teknik, opstilling og eventuelle serveringer aftales ud fra konferencens konkrete forløb.
Hvad koster leje af et konferencelokale?
Prisen afhænger af lokale, deltagerantal, varighed, opstilling, teknik og forplejning.
Ved konferencer med flere lokaler eller særlige tekniske behov udarbejder vi et samlet tilbud på baggrund af programmet.
Hvilket teknisk udstyr kan indgå?
Afhængigt af lokale og program kan konferencen blandt andet omfatte skærm eller projektor, lyd, mikrofoner, lys, scene og streaming.
Vi gennemgår de tekniske behov inden konferencen og aftaler, om der er brug for en prøve med oplægsholdere eller eksterne leverandører.
Hvor mange deltagere kan I rumme?
Vi kan danne ramme om både mindre og store konferencer. I Hal D kan op til 1.920 deltagere samles i kongresopstilling.
Kapaciteten i de øvrige konferencelokaler afhænger af den valgte opstilling, scenen og den plads, der skal bruges til teknik eller andre funktioner.
Fortæl os om dato, deltagerantal og program. Så hjælper vi med at placere konferencen i de lokaler, der understøtter både de fælles sessioner, gruppearbejdet og deltagernes vej gennem dagen.
