Messecenter i Roskilde til fag- og publikumsmesser

Logistik og praktiske rammer for udstillere

En god messe afhænger ikke kun af kvadratmeter. Den afhænger også af, om udstillerne kan komme ind med materialer, bygge standen op, få adgang til de nødvendige funktioner og være klar, når dørene åbner.

Derfor tager vi de praktiske rammer med tidligt i planlægningen. Når aftalerne er samlet, ved både udstillere og arrangørteam, hvem der gør hvad, og hvornår. Jo tidligere vi kender behovene, desto bedre kan vi planlægge et forløb, der fungerer i praksis.

Ved messer med mange besøgende planlægger vi sammen med jer ankomst, køområder, registrering og billetkontrol samt gæsternes vej mellem stande, aktiviteter og cafézoner. Skiltning og oversigtsplaner hjælper gæsterne med at finde rundt. Bruger messen flere haller, kan tydeligt markerede overgange skabe sammenhæng mellem områderne.

Vi gennemgår blandt andet:

Forplejning, der understøtter messeflowet

På en messe bevæger folk sig hele dagen. Udstillere har brug for en ordentlig frokost, arrangørteamet har ofte brug for kaffe fra morgenstunden, og besøgende skal kunne trække vejret et øjeblik mellem stande, oplæg og samtaler.

Hos Roskilde Kongres- og Idrætscenter kan forplejningen tænkes ind som en praktisk del af messeoplevelsen. Det kan være morgenmad til standholdere før åbning, caféservering til besøgende, frokost til arrangørteamet eller mødeforplejning i forbindelse med seminarer, workshops og oplæg.

Ved større messer kan flere café- og serveringssteder fordeles omkring messearealerne, så besøgende kan købe mad og drikke undervejs. For udstillerne kan vi aftale bestilling og afhentning af frokost, så måltidet er lettere at planlægge omkring arbejdet på standen.

Når udstillere, samarbejdspartnere eller deltagere skal samles efter messedagen, kan dagen rundes af med en fælles middag eller reception. Restauranten har plads til 180 spisende gæster. Er I flere, kan kapaciteten udvides til 300 gæster. Ved endnu større arrangementer kan resten af huset tages i brug til forplejning og servering.

Et messeteam, der hjælper fra første plan til sidste udstiller

Som messearrangør skal I holde styr på mange detaljer samtidig. Standplan, udstillere, tidsplan, teknik, forplejning, gæsteflow og praktiske spørgsmål skal hænge sammen - også når der sker ændringer undervejs.

Hos Roskilde Kongres- og Idrætscenter får I en fast kontaktperson og et erfarent messeteam, der kender huset og ved, hvor de typiske knudepunkter opstår. Vi hjælper med at omsætte jeres ønsker til en praktisk plan, så messen får gode rammer fra opbygning til nedtagning.

I praksis betyder det, at I har ét sted at gå hen med spørgsmål om haller, adgang, teknik, forplejning og bemanding. Det giver mere ro i planlægningen - og bedre mulighed for at fokusere på udstillere, program og besøgende på selve messedagen.

Klar til at planlægge jeres næste messe?

Fortæl os, hvad I skal arrangere, hvor mange udstillere og besøgende I forventer, og hvilke praktiske behov I allerede kender. Så hjælper vi jer med at finde de haller, den opbygning og de rammer, der passer bedst til messen.