Teknik og logistik til konferencer, messer og events

Se lokaler og faciliteter Kontakt os om teknik og logistik

Alt det, der skal virke på dagen

Når programmet går i gang, skal teknikken ikke stjæle opmærksomheden. Lyden skal nå ud i salen. Præsentationen skal vises rigtigt. Deltagerne skal kunne finde vej, og der skal være styr på opbygning, adgang, strøm, skærme og de mange praktiske detaljer, som skal fungere i baggrunden.

Hos Roskilde Kongres- og Idrætscenter tænker vi teknik og logistik ind fra starten. Vi tager udgangspunkt i jeres program, deltagerantal og de fysiske rammer, så lyd, lys, afvikling og praktik understøtter arrangementet - uanset om I planlægger konference, messe, generalforsamling, koncert, fagligt event eller sportsarrangement.

Det giver jer ro til at fokusere på indholdet, deltagerne og det, dagen skal lykkes med.

TEKNISK BEMANDING PÅ DAGEN

LYD, LYS OG AV-UDSTYR

STREAMING OG HYBRIDMØDER

ERFARING MED STORE ARRANGEMENTER

Bedste billede, lyd og lys i Roskilde Kongrescenter

Tekniker justerer AV-udstyr under klargøring af et arrangement.

Dækket konferencebord med glas, servietter og headsets til Silent Meeting

Inden den første mikrofon bliver tændt

Den tekniske og praktiske planlægning begynder længe før den første deltager ankommer.

Sammen gennemgår vi dagens program, præsentationer, sceneopbygning, publikumsflow, leverandører og tekniske krav. Skal der være oplæg fra scenen, debat, film, aktiviteter i flere sale eller opbygning over flere dage? Når vi kender forløbet, kan vi planlægge, hvordan teknik, adgang og praktisk afvikling skal hænge sammen.

Behovet kan spænde fra en enkel mødeopsætning til en afvikling med flere sale, leverandører og mange skift undervejs. Jo tidligere teknik og logistik tænkes ind, desto lettere bliver resten af planlægningen - og desto mere ro er der på dagen.

Lyd, lys og billeder, der understøtter programmet

Når arrangementet går i gang, skal deltagerne kunne høre, se og følge med uden at tænke over teknikken. Lyden skal nå hele salen, præsentationerne skal stå tydeligt, og skift mellem oplæg, film og debat skal fungere roligt.

Vi planlægger udstyr og teknisk bemanding ud fra lokalets størrelse, deltagerantallet og den måde, programmet skal afvikles på. Det kan være en enkel løsning til et møde eller en større produktion med flere mikrofoner, scenelys, storskærme og streaming.

Typiske tekniske løsninger kan være:

Mikrofoner og lydanlæg til oplæg, debat og spørgsmål fra salen
Projektor, skærme og billedvisning til præsentationer, film og grafik
Scene- og præsentationslys, der passer til lokalets størrelse og programmet
Livestreaming og hybridløsninger med deltagere eller oplægsholdere på afstand
Teknisk bemanding til lydprøver, skift i programmet og afvikling på dagen

Stor konference i Roskilde Kongres- Idrætscenter med lange rækker af borde, samt flot professionelt lys og lydopsætning.

En konference i Hal D med stor opsætning af professionelt lyd og lys.

Mange mennesker til rock koncert i Sal A.

Teknisk support før og under arrangementet

På selve dagen skal I ikke bruge kræfter på at holde øje med kabler, mikrofoner og skærme. I skal kunne være til stede i arrangementet.

Vores teknikere kan hjælpe med opbygning, test og afvikling og stå klar under arrangementet, når der er behov for det. Det giver tryghed, hvis programmet ændrer sig, en præsentation skal skiftes, lyden skal justeres, eller der opstår noget uventet undervejs.

Ved større arrangementer vokser behovet for overblik. Der kan være flere lokaler, sale og haller i brug - og flere leverandører, udstillere, sceneskift og samtidige aktiviteter at holde styr på. Det stiller ikke kun krav til det tekniske udstyr, men også til timing, koordinering og klare aftaler.

Vi har erfaring med alt fra mindre møder til større messer, koncerter, sportsbegivenheder og events med mange deltagere i Roskilde. Sammen finder vi ud af, hvordan teknik, logistik og afvikling skal hænge sammen, så arrangementet kan vokse undervejs uden at blive unødigt tungt at planlægge og afvikle.

Den tekniske support kan blandt andet omfatte:

Teknisk sparring før arrangementet
Opbygning og test inden dørene åbnes
Teknisk bemanding under afviklingen
Afvikling af præsentationer, lyd og video
Hurtig support, hvis noget ændrer sig undervejs

"STORT OG PROFESSIONELT ENGAGEMENT"

"I Roskilde Kongrescenter oplever vi et stort og professionelt engagement i faserne både inden, under og efter showet, som er med til at understøtte arrangementet. Det er tydeligvis også et sted, hvor publikum kan lide at komme, og det har stor betydning for os.”

Mette Holm Rod, General Manager DGI Verdensholdet

Praktikken bag et godt arrangement

Et vellykket arrangement handler ikke kun om lyd, lys og skærme. Det handler også om, at deltagere, oplægsholdere, udstillere og samarbejdspartnere oplever et hus, hvor tingene hænger sammen.

Udstillere skal kunne komme ind med deres materialer. Deltagere skal kunne finde den rigtige sal. Der skal være styr på adgangsveje, strøm, netværk, skiltning, serviceområder og koordinering mellem de mennesker, der får arrangementet til at fungere.

Vi hjælper med planlægning og koordinering af de praktiske forhold, så opbygning, afvikling og nedtagning passer sammen med resten af programmet.

Bag kulisserne arbejder vi blandt andet med:

Opbygning, nedtagning og adgangsforhold
Strøm- og netværksløsninger
Scene-, tribune- og publikumsopbygning
Wayfinding, skiltning, backstage- og serviceområder
Koordinering mellem sale, haller, leverandører og udstillere

Mand smiler og klapper under en konference i Roskilde Kongres- og Idrætscenter på Sjælland, hvor deltagerne nyder oplæg og fællesskab.

Opstilling af borde og stole, samt af tribune.

Stor flok mennesker der deltager til messen Nordic Card Show i Hal D.

Stor folk mennesker der deltager til messen Nordic Card Show i Hal D.

Teknik og logistik til messer og udstillinger

Ved messer og udstillinger er det sjældent nok at have styr på lyd, lys og skærme. Udstillere skal kunne komme ind med materialer, stande skal have adgang til strøm, og besøgende skal kunne finde rundt mellem indgange, haller, foyerområder, oplæg og forplejning.

Derfor tænker vi messe-logistik ind som en del af den samlede plan. Det kan handle om indkørsel, opbygning, nedtagning, strømfordeling, skiltning, serviceområder og koordinering mellem arrangør, udstillere og husets team.

Når de praktiske rammer er tænkt igennem fra start, bliver det lettere for udstillerne at forberede sig - og mere overskueligt for deltagerne at bevæge sig gennem arrangementet.

Se muligheder for messer

Teknik og logistik til sportsevents og stævner

Ved større sportsevents og stævner stiller afviklingen krav til både teknik og praktisk koordinering. Lydanlæg i hallerne, speaker-udstyr, skærme, resultatformidling og eventuel streaming skal fungere for udøvere, officials og tilskuere på samme tid - mens adgangsveje, skiltning, omklædning, tribuneopsætning og serviceområder skal hænge sammen med programmet.

Med flere haller, store fællesarealer og erfaring med sportsarrangementer hjælper vi med at planlægge både den tekniske opsætning og de praktiske rammer, så stævner, turneringer, kampe og opvisninger kan afvikles med overblik fra start til slut.

Se sport og fritid

Flere mennesker fremfører en gymnastikopvisning i hal D.

Flying Superkids optræder med deres show i hal C.

Stor frokostbuffet med økologiske salater og grønne retter til konference i Roskilde Kongres- og Idrætscenter på Sjælland.

Mødepakker, lokaler og teknik samlet

Når I planlægger møde eller konference, er teknikken sjældent en isoleret del af arrangementet. Den skal spille sammen med lokalet, bordopstillingen, pauserne, forplejningen og den måde, deltagerne bevæger sig gennem dagen på.

Derfor kan det være en fordel at tænke de grundlæggende rammer samlet fra start. Skal der være oplæg, gruppearbejde, frokost, paneldebat, streaming eller middag efter programmet, hjælper vi med at vurdere, hvordan lokale, teknik og praktisk afvikling bedst understøtter dagens flow.

Til møder og konferencer kan lokale, standardudstyr og forplejning samles i en mødepakke, mens større tekniske løsninger aftales særskilt. Det giver et tydeligt udgangspunkt for planlægningen og gør det lettere at se, hvilke dele der allerede er med, og hvad arrangementet ellers kræver.

Se mødepakker og priser Se mødelokaler og faciliteter

Spørgsmål om teknik og logistik

Teknik og logistik afhænger af arrangementets format, program og deltagerantal. Her finder I svar på nogle af de spørgsmål, vi ofte får, når de praktiske rammer skal på plads.

Hvad er inkluderet i lokalelejen eller mødepakken?

Det afhænger af lokale, arrangementstype og den løsning, I vælger. Ved møder i vores mødelokaler er projektor og lærred eller 110" skærm samt grundlæggende lydudstyr typisk inkluderet. Større opsætninger med storskærm, ekstra mikrofoner, streaming, særligt lys eller teknisk bemanding aftales og prissættes særskilt. Vi hjælper gerne med at skabe overblik over teknik og eventuelle tilvalg, før aftalen falder på plads.

Hvornår skal vi tage stilling til teknik og logistik?

Jo tidligere, jo bedre. Når teknik og logistik tænkes ind fra starten, bliver det lettere at planlægge program, opbygning, deltagerflow og leverandører. Det giver færre overraskelser og mere ro på selve dagen.

Kan I hjælpe med teknik til hybridmøder og streaming?

Ja. Vi kan hjælpe med teknik til hybridmøder, streaming og optagelse, når deltagere skal kunne følge med på afstand. Sammen gennemgår vi programmet, oplægsholdere, platform, lyd, billede og afvikling, så løsningen passer til arrangementets behov.

Hvad koster teknisk bemanding?

Prisen afhænger af arrangementets størrelse, varighed og tekniske behov. Nogle arrangementer kræver kun enkel opstart og test, mens andre har brug for teknisk bemanding under hele afviklingen. Når vi kender programmet, kan vi vurdere, hvor meget teknisk bemanding der er brug for - og hvad der eventuelt kan løses enklere.

Kontakt os med jeres foreløbige program, så hjælper vi med at skabe overblik.

Kan I håndtere teknik til messer og større arrangementer?

Ja. Vi har erfaring med teknik og logistik til både messer, konferencer, sportsarrangementer, koncerter og events med mange deltagere. Ved større arrangementer ser vi blandt andet på strøm, adgangsforhold, opbygning, wayfinding, lyd, lys, skærme og koordinering mellem sale og haller.

Kan I hjælpe, hvis programmet ændrer sig undervejs?

Ja, når der er teknisk bemanding på arrangementet, kan vi hjælpe med justeringer undervejs. Det kan for eksempel være skift i præsentationer, ændringer i mikrofoner, lydniveau, video eller rækkefølge i programmet.

Stemningsfuld vinterbelysning ved konferencecenteret i Roskilde efter mørkets frembrud.

Udendørs vinterstemning ved Roskilde Kongres- og Idrætscenter, hvor træerne er oplyst i blå nuancer foran bygningen. Billedet viser centrets udeområde i forbindelse med et aftensarrangement.

Bordopdækning med udstyr til silent meeting

Sommerlig udsmykning med solsikker, liggestole og grønne detaljer i Roskilde Kongres- og Idrætscenter. Billedet viser en afslappet lounge- eller pauseindretning til et arrangement.

Kaffe bliver brygget på espressomaskine som en del af forplejningen til et arrangement i Roskilde Kongres- og Idrætscenter. Billedet viser en praktisk detalje fra serveringen.

Lad os få teknikken på plads fra start

Har I et program, en idé eller en foreløbig plan? Så hjælper vi gerne med at vurdere, hvad der skal til for at få teknik, opbygning og logistik til at hænge sammen.

Sammen finder vi en løsning, der passer til arrangementets størrelse, lokaler og afvikling - uden at gøre teknikken mere kompliceret end nødvendigt.

Kontakt os om teknik og logistik Send en forespørgsel