• Online Topbanner Smalt 3840 X 1600 Px

Hybridmøder og livestreaming i Roskilde

Teknik og logistik Se vores mødelokaler og sale Send en forespørgsel

Når deltagere i salen og på afstand skal følge det samme program

Et hybridmøde skal fungere for mere end dem, der sidder i lokalet. Deltagere på afstand skal kunne høre spørgsmålene fra salen, følge præsentationerne og forstå, hvad der sker, når programmet skifter mellem oplæg, samtaler og pauser.

Vi hjælper med at samle lokale, lyd, billede, streaming og teknisk afvikling i én plan. Før vi vælger udstyr, gennemgår vi programmet, deltagergrupperne og den måde, de skal kunne bidrage på. Det giver jer et bedre overblik før arrangementet og mere ro, når udsendelsen går i gang.

Tool Kit (1)

ALTID EN TEKNIKER TIL RÅDIGHED

Devices

OP TIL 3 KAMERAVINKLER

Group

LYS, LYD, BILLEDE OG STREAMING

Customer Support

FAST KONTAKTPERSON

En god hybridløsning handler om mere end teknik

Kameraer, mikrofoner og streaming er kun en del af løsningen. De skal tænkes sammen med oplæg, præsentationer, spørgsmål, pauser og skift mellem deltagere i salen og deltagere på afstand.

Derfor gennemgår vi programmet med jer, før vi planlægger det tekniske setup. Vi ser blandt andet på, hvornår digitale deltagere skal se oplægsholderen, salen eller en præsentation, og hvordan spørgsmål fra begge deltagergrupper skal håndteres.

Det er ofte i overgangene, at et hybridarrangement bliver udfordret. En pause, en workshop eller et skift mellem to oplæg skal også give mening for dem, der følger med på afstand.

Barista laver kaffe i Café Gro Mødedeltagere sidder ved gruppeborde, mens en oplægsholder præsenterer en graf på lærredet. Kaffe bliver brygget på espressomaskine som en del af forplejningen til et arrangement i Roskilde Kongres- og Idrætscenter. Billedet viser en praktisk detalje fra serveringen. Mødedeltagere sidder ved gruppeborde, mens en oplægsholder præsenterer en graf på lærredet.

Sådan kan et hybridmøde bygges op

Et hybridmøde kan se meget forskelligt ud — fra et lille bestyrelsesmøde til en konference eller et foredrag med et stort digitalt publikum. Opsætningen tilpasses altid det konkrete program.

Derfor planlægger vi altid programmet med begge deltagergrupper for øje. Et muligt forløb kan være:

  1. Ankomst og login

    Mens de fysiske deltagere ankommer til salen, logger deltagere på afstand på via det link, vi har sendt ud med en kort teknisk vejledning. Vores tekniker gennemgår lyd og billede, så begge grupper er klar samtidig.

  2. Fælles åbning

    Åbningen skal mærkes som ét møde - ikke et fysisk møde med en skærm ved siden af. Vi sørger for, at værten kan henvende sig lige så naturligt til deltagere på afstand som til salen, og at lyden når begge veje uden forsinkelse.

  3. Oplæg til begge grupper

    Slides, video og andet indhold skal se lige skarpt ud i salen og hjemmefra. Vi sætter kameravinkler og lyd op, så præsentationen følger taleren, og deltagere på afstand ikke går glip af det, der vises på storskærmen.

  4. Spørgsmål undervejs

    Et hybridmøde fungerer kun, hvis begge grupper kan bidrage. Vi har udstyr og rutiner til at fange spørgsmål fra chatten lige så tydeligt som håndsoprækninger i salen, så ingen af grupperne bliver overhørt.

  5. Pauser og samling

    Pauser og gruppearbejde er ofte der, hvor et hybridmøde mister sammenhængen. Vi har styr på, hvornår udsendelsen sættes på pause, og hvornår begge grupper samles igen, så programmet fortsætter i samme rytme for alle.

Send forespørgsel

Teknikken planlægges ud fra programmet

Et oplæg med én taler kræver ikke det samme som en konference med paneldebat, skiftende præsentationer og deltagere på flere lokationer.

Vi tager derfor udgangspunkt i, hvad deltagerne skal kunne se, høre og gøre. Derefter planlægger vi den tekniske løsning. Det kan blandt andet omfatte:

  • Kameraer og billedproduktion

  • Mikrofoner og lyd fra salen

  • Visning af præsentationer, film og andet indhold

  • Indkobling af oplægsholdere på afstand

  • Livestreaming og eventuel optagelse

  • Teknisk prøve og bemanding under afviklingen

Se muligheder for teknik & logistik
Tekniker Afvikling Tekniker justerer udstyr til teknik og afvikling Dækket konferencebord med glas, servietter og headsets til Silent Meeting Tekniker justerer udstyr til teknik og afvikling
Auditorium med biografopstilling og scene til fælles oplæg Auditorium med biografopstilling og scene til fælles oplæg

Lokaler til hybridmøder og livestreaming

Det rigtige lokale afhænger ikke kun af, hvor mange deltagere der sidder i salen. Vi ser også på, hvordan den digitale produktion skal fungere, og hvor der er plads til kameraer, oplægsholdere og teknisk betjening.

Ved valg af lokale ser vi især på:

  • Antal deltagere i salen og den ønskede opstilling

  • Placering af scene, panel og oplægsholdere

  • Kameraernes udsyn og bevægelsesmuligheder

  • Plads til teknisk betjening

  • Workshops, pauser og deltagerflow

Se mødelokaler og konferencesale Få hjælp til at vælge lokale

Én kontaktperson fra planlægning til afvikling

Et hybridmøde involverer ofte både lokale, program, teknik, oplægsholdere og forplejning. I får derfor én fast kontaktperson, som hjælper med at holde styr på aftalerne og koordinere de forskellige dele frem mod dagen.

Sammen gennemgår vi lokale, platform, præsentationer, teknik og behovet for en prøve. Den tekniske bemanding aftales efter arrangementets omfang, så arrangøren kan koncentrere sig om programmet og deltagerne under afviklingen.

To mødedeltagere taler sammen under en pause Roskilde Kongres- og Idrætscenter set udefra med bycykler i forgrunden To mødedeltagere taler sammen under en pause Roskilde Kongres- og Idrætscenter set udefra med bycykler i forgrunden
Røget Laks Med Dansk Rygeostcreme, Syltede Danske Æbler, Sennepskorn & Maltknæk (3) Kok anretter forret til fælles middag Rækker af sandwich til frokost ved kick-off Kok anretter forret til fælles middag

Forplejning til deltagerne i Roskilde

Mens nogle følger programmet på afstand, skal de fysiske deltagere stadig kunne holde fokus gennem dagen.

Vi kan planlægge kaffe ved ankomst, frokost og pauseserveringer omkring programmet, så forplejningen understøtter tidsplanen. Skal programmet fortsætte ind i aftenen, kan dagen også afsluttes med en fælles middag.

Se mødepakker og priser Læs om mad og forplejning

Spørgsmål og svar om hybridmøder og livestreaming

Hvad er forskellen på et online møde og et hybridmøde?

Ved et online møde deltager alle typisk via en digital platform. Ved et hybridmøde er nogle deltagere samlet fysisk, mens andre følger og eventuelt bidrager på afstand.

Kan deltagere på afstand stille spørgsmål?

Ja, hvis arrangementet og platformen planlægges til det. Spørgsmål kan eksempelvis håndteres via chat, en moderator eller funktioner på den valgte platform.

Kan en oplægsholder deltage på afstand?

Ja. Vi kan planlægge, hvordan oplægsholderen kobles ind, vises i salen og høres af både de fysiske og digitale deltagere.

Kan arrangementet optages?

Der kan være mulighed for at optage hele eller dele af programmet. Omfang, format og eventuel efterbehandling aftales på forhånd.

Hvilken platform kan vi bruge?

Valget afhænger af jeres organisation, deltagerantal og ønskede funktioner. Fortæl os gerne, om I allerede bruger en bestemt platform, så vi kan afklare mulighederne.

Skal vi selv stille med en tekniker?

Nej, det behøver I ikke. Vi har vores eget interne teknikerteam, der sætter udstyret op, tester det inden start og er til stede under hele arrangementet. Ved særligt store eller komplekse hybridmøder gennemgår vi bemandingsbehovet sammen med jer og beskriver det i tilbuddet, men udgangspunktet er, at I ikke selv skal stille med teknisk personale.

Hvad koster livestreaming eller et hybridmøde?

Prisen afhænger blandt andet af lokale, varighed, antal kameraer, mikrofoner, platform, bemanding og eventuel optagelse. Vi udarbejder et samlet tilbud ud fra programmet.

Kan hybridmødet kombineres med workshops og forplejning?

Ja. Vi kan planlægge sidelokaler, pauser og forplejning omkring det fysiske program. Det er samtidig vigtigt at beslutte, hvad deltagerne på afstand skal opleve under workshops og pauser.

Kan I hjælpe med en digital generalforsamling?

Vi kan hjælpe med lokale, streaming og teknisk afvikling. Krav til afstemning, identifikation og juridisk gyldighed skal afklares med den platform eller rådgiver, der håndterer den formelle digitale deltagelse.

Livestreaming-udstyr med monitorer og videomixer ved en bordtennisbane Livestreaming-udstyr med monitorer og videomixer ved en bordtennisbane
Scene Kick Off Konferencedeltagere sidder med notesblokke og følger opmærksomt et oplæg. Deltagere følger et oplæg fra en scene med storskærme og farverige byfacader som dekoration. Konferencedeltagere sidder med notesblokke og følger opmærksomt et oplæg.

Fortæl os om jeres arrangement

Beskriv dato, deltagerantal, program og hvordan deltagerne skal være med. Fortæl også gerne, om der indgår oplægsholdere på afstand, og om deltagerne skal kunne stille spørgsmål eller bidrage aktivt.

Så kan vi afklare lokale, teknik, bemanding og den praktiske afvikling.

Send en forespørgsel Mere om teknik og logistik